Est-ce que cela vous arrive d’avoir tellement de choses à faire que vous ne savez plus où donner de la tête, ni par quel bout commencer ? Est-ce que cela vous arrive de contempler avec angoisse votre liste de « To do » qui s’allonge ? Et finalement d’arriver à un stade où vous ne vous sentez plus du tout efficace car vous êtes plus focalisés sur le stress engendré par votre liste de tâches que sur l’accomplissement de ces tâches elles-mêmes ?  Ou alors vous n’êtes pas tellement stressés mais vous trouvez que les semaines passent trop vite et aimeriez pouvoir accomplir plus et mieux en autant de temps ?

Si cela vous arrive, alors respirez profondément (voir article « 5 conseils pour mieux respirer ») et lisez cet article !

Les conseils ci-dessous sont inspirés du fameux livre de Léo Babauta « L’Art d’aller à l’essentiel ». Je reviendrai régulièrement avec des conseils issus de ce livre car c’est une véritable bible pour qui veut apaiser son quotidien tout en étant plus efficace.

Définir sa liste de projets

Pour commencer, Leo Babauta recommande de définir une liste de projets prioritaires. Pour cela, installez-vous au calme et prenez le temps de lister tous vos projets professionnels ou personnels en cours. Prenez pour cela 1 à 2 heures s’il le faut, ce sera du temps gagné plus tard.

Ces projets doivent avoir une durée de plus de 2 jours et de moins d’un mois. Si vos projets sont plus longs, divisez-les en étapes intermédiaires d’un mois. Ce ne sont pas des tâches récurrentes, comme répondre à ses mails, mais des choses que vous avez envie ou devez faire, que ce soit personnellement ou professionnellement, et qui vous prendrons plus d’une journée. Par exemple, rédiger un rapport, chercher un appartement à acheter, planifier les prochaines vacances, monter une présentation, recruter un nouveau collaborateur, trouver un autre fournisseur de café, s’inscrire à un bon cours de yoga…

Vous arriverez à une liste de 15 – 20 projets, ou plus si vous êtes vraiment débordés ou ultra-actifs !

Sélectionnez dans cette liste 3 et uniquement 3 projets. Ce sont les plus importants ou les plus urgents pour vous. Ceux que vous allez réaliser en premier.

Les autres projets restent dans une liste secondaire et vous n’y retournerez que lorsque vous aurez fini les 3 projets sélectionnés. Il est très important d’effectuer cette séparation même si elle est difficile et vous donne l’impression de devoir choisir un seul parfum parmi les dizaines de parfums du meilleur glacier du monde. C’est cette séparation qui vous allégera l’esprit, et l’obligation de terminer les 3 tâches avant de goûter les autres parfums vous motivera pour avancer plus vite.

Focus sur trois projets

Une fois que vous avez votre liste des trois projets prioritaires du moment, focalisez-vous dessus, c’est-à-dire :

• Divisez ces projets en tâches : vous pouvez par exemple faire une to do list pour chaque projet.
• Si les tâches sont importantes, re-divisez en sous taches. Idéalement les taches doivent vous prendre une heure environ. Au-delà, la tâche sera trop importante et vous risquez de procrastiner.
• Gardez le résultat à l’esprit : déterminez précisément comment vous saurez que ce projet sera terminé, notez-le en haut de la to do list
• Eliminez méthodiquement chaque tâche du projet
• Faites le point régulièrement (par exemple à la fin de la semaine ou fin de journée)
• Chaque matin déterminez vos TPI (voir ci-dessous)

Les taches les plus importantes ou TPI

C’est là le fond de la méthode de Leo Babauta, le petit truc qui va vous rendre plus efficaces tous les jours et vous faire avancer dans vos objectifs.

Tous les matins (ou mieux, tous les soirs avant de dormir) définissez vos trois Taches les Plus Importantes (TPI). Ce seront vos objectifs prioritaires de la journée. Une de ces TPI doit être reliée à un de vos trois projets en cours. Comme expliqué ci-dessus, elles devraient vous prendre une heure environ, sinon sous-divisez.

A côté de vos TPI, vous avez bien sur plein d’autres tâches à réaliser dans la journée, entre autre les taches récurrentes et habituelles comme répondre à ses mails, mais vos 3 TPI seront vos trois objectifs prioritaires de la journée. Ainsi, si vous avez réalisé ces trois tâches dans la journée, vous avez réussi votre journée et avancé dans la réalisation de vos projets. Et quand on constate cela, on devient beaucoup plus zen !

Les conseils de Léo Baubauta concernant les TPI :

• Faites les en premier le matin
• Limitez-vous à 3 TPI par jour
• Donnez-leur une absolue priorité
• Ne faites pas de multi-tâche : concentrez-vous sur la réalisation de chaque TPI l’un après l’autre et ne faites rien d’autre pendant ce temps. Ne consultez pas vos mails, ne répondez pas au téléphone… Vous ferez tout cela après avoir fini vos TPI.

Cette méthode de Leo Babauta devrait vous aider à mieux organiser vos To Do qui ont tendance à s’allonger indéfiniment. Le livre de Léo est truffé d’autres conseils pour définir ses objectifs et rationaliser son quotidien afin d’être plus zen et plus efficace. Si cela vous intéresse, laissez un commentaire et je me dépêcherai d’écrire de nouveaux articles sur ce thème !

Bientôt en vacances ? Profitez de celles-ci pour prendre du recul et mieux définir vos objectifs ! « Comment profiter de ses vacances pour faire le point »

Vous voulez aller plus loin et mettre en place des actions journalières qui vous permettent d’atteindre vos objectifs ? Lisez cet article sur le Miracle Morning