Pour améliorer votre efficacité dans votre quotidien et au travail, vous tenez certainement une liste de tâches, ou « To Do ». C’est déjà un bon début pour mieux s’organiser, être plus efficace et moins stressé. Mais ce n’est pas suffisant. Je vous explique pourquoi ci-dessous.

Tenir une liste de tâches c’est bien, mais pas suffisant

 

Avoir une liste vous aide à vous rappeler de ce que vous avez à faire. C’est aussi un élément de motivation car vous pouvez mesurer et constater l’avancement de votre travail au fur et à mesure que vous rayez les éléments de la liste.  Mais si vous avez beaucoup de choses à faire (ce qui est le cas de … pratiquement tout le monde) votre liste va vite devenir un inventaire à la Prévert, plus désespérant que motivant.

Tout d’abord, au moindre coup d’œil, la première chose qui vous sautera aux yeux c’est la quantité de travail vous attendant, et vous serez fatigué(e)s avant même d’avoir commencé à travailler.

L’autre inconvénient c’est qu’à mettre toutes vos taches dans une même liste, il devient très facile de ne plus savoir par quoi commencer. Est-ce que cela vous est déjà arrivé(e) de rester de longues minutes à contempler votre liste sans savoir dans quel ordre la prendre ? Certainement …

Enfin, le fait de ne pas hiérarchiser peut vous inciter à prioriser l’accomplissement de tâches qui sont moins importantes que d’autres. Vous risquez de foncer à corps  perdu dans la mauvaise direction. Pire encore : changer de direction toutes les heures !

Les conséquences : au lieu de renforcer votre efficacité et votre organisation, votre liste de tâches peut devenir un petit bourreau vous créant stress, confusion, angoisse, perte de temps, inefficacité…

Comment optimiser sa liste de tâches

 

Pour qu’une liste de tâches soit vraiment utile il faut qu’elle soit hiérarchisée, réaliste et priorisée.

Je vais vous donner ci-dessous un résumé de la méthode que je mets en place au quotidien pour définir mes tâches et priorités.

Cette méthode m’est devenue essentielle. Il y a quelques semaines, j’ai relâché un peu  ma pratique. Très vite je me suis sentie perdue dans la montagne de choses à faire, angoissée, stressée. Je me suis alors rendue compte à quel point la rigueur et la régularité dans la définition de mes tâches quotidiennes m’évitent beaucoup de stress et m’apportent une dose essentielle de motivation.

 Zen au travail

 

Ci-dessous, les trois éléments essentiels (selon moi) d’une bonne liste de tâches :

 

  • Votre liste de tâches doit être hiérarchisée

Vous devez donner un ordre à vos tâches. Certaines sont plus importantes que d’autres, certaines sont plus urgentes. Faites bien la différence entre urgent et important. Une tâche importante est une tâche qui aura un impact fort sur vous, votre travail, votre famille. Une tâche urgente est une tâche qui a une date limite de réalisation très proche. Une des clés de l’efficacité est de trier vos tâches selon ces 2 critères : urgence et importance. Vous arrivez ainsi à 4 types de tâches : les taches importantes et urgentes, les tâches importantes et pas urgentes, les taches urgentes mais pas importantes, les tâches pas importantes et pas urgentes.  Prenez votre liste de tâches et devant chacune inscrivez un signe « U » pour Urgent, « I » pour important. Les tâches notées « UI » sont celles à réaliser en priorité bien sur car elles sont urgentes et importantes. Les tâches avec rien peuvent être mises de côté car elles ne sont ni urgentes ni importantes. Vous remarquerez alors à quel point notre procrastination naturelle peut parfois nous pousser à nous consacrer aux tâches non urgentes et non importantes plutôt qu’à celles qui sont urgentes et importantes (mais qui nous rebutent plus).

  • Votre liste de tâches doit être réaliste

Il ne sert à rien de vous fixer une liste de tâches digne d’un super-héro et totalement irréalisable. Vous croyez que cela va vous motiver à être plus efficace ? Non, en réalité cela va vous créer plus de stress qu’autre chose. Personnellement, j’étais une spécialiste de ce genre de liste à rallonge prévoyant de faire le travail d’un mois en une journée. Que ce soit au travail ou en vacances d’ailleurs !  Heureusement, je me suis rendue compte que c’était inefficace et inutile. Maintenant je me soigne et j’arrive à ne plus trop replonger ! Faites de même, soyez réalistes et indulgents vis-à-vis de vous-même lorsque vous prévoyez votre programme de la journée, de la semaine ou du mois. Idem lorsque vous fixez les « importants » et  « urgents » ci-dessus, ou les taches prioritaires ci-dessous.

  • Votre liste de tâches doit être priorisée

Enfin, la petite astuce d’une liste de tâches efficace, c’est de la prioriser. C’est-à-dire que pour chaque jour (ou chaque semaine) vous allez, dès le début de la journée/semaine, sélectionner 2 à 3 tâches prioritaires. Ces tâches avec lesquelles vous pourrez vous dire : « j’ai bien travaillé aujourd’hui » si vous les avez accomplies. Dans la mesure du possible, réalisez ces 3 tâches le matin, avant de regarder vos mails. En effet, une fois que vous regardez vos mails votre attention est attirée vers d’autres tâches, comme par exemple répondre à des mails en apparence urgents… Pour ne pas vous laisser embarquer dans le cours de votre journée, chaque matin (ou chaque soir) définissez les taches prioritaires de votre journée et réalisez les dès le matin, avant toute autre chose. Ensuite vous pourrez vous laisser emporter par le flot de la vie…. J’ai écrit un article beaucoup plus détaillé sur les tâches prioritaires et je vous encourage à lire pour approfondir le sujet !

J’espère que cet article vous sera utile ! Chacun a des méthodes d’organisation personnelles. Si vous aussi avez une méthode pour rendre votre liste de tâches plus efficace, je serais ravie que vous m’en parliez ci-dessous !

Enfin pour accompagner vos efforts d’efficacité, je vous conseille de lire également mon article sur comment obtenir une boite mail plus Zen. Car les mails sont également une grande source de stress et d’inattention, et nous disposons d’une grande marge d’amélioration dans ce domaine.

 

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