J’ai envie de partager avec vous une astuce pour libérer votre esprit et être plus zen. Cette astuce est très simple, mais beaucoup d’entre nous ne la mettent pas en place (moi la première jusqu’à il y a peu !). Elle consiste simplement à avoir une(des) boite(s) mail propre(s) et bien rangée(s) et à la (les) maintenir ainsi !

Un constat : la tyrannie des mails

 

Je ne sais pas si c’est quelque chose auquel vous avez déjà pensé. Mais cela me saute aux yeux depuis un bout de temps : nous sommes presque devenus des esclaves de nos mails (j’exagère à peine).

Nous recevons un flot de mails énorme chaque jour. Une étude (cabinet Ricati) a estimé que nous recevons en moyenne 72 mails professionnels par jour, soit plus d’un mail toutes les dix minutes pour une journée de 10 heures.

Selon l’ORSE (Observatoire sur la Responsabilité Sociale des Entreprise), 56 % des d’entre nous passe plus de 2 heures par jour à la gestion de sa boite mail. Les mails commencent à être considérés comme une véritable source de souffrance et de stress au travail. Au point ou de grandes entreprises comme Deloitte ou Carrefour (certainement pas les moins exigeantes des entreprises) commencent à mettre en place des « journées sans mail ».

Que ce soit au niveau professionnel ou personnel, nos boites mails deviennent souvent un énorme foutoir car nous n’avons pas suffisamment de temps pour gérer et classer cette quantité d’information.

Les conséquences

 

Avoir une boite mail mal rangée, c’est un peu comme avoir son bureau mal rangé. Nous gardons les mails dans notre boite de réception comme nous garderions des dossiers sur notre bureau. Mais au bout d’un moment la pile devient tellement énorme qu’à chaque fois que nous jetons un œil à notre bureau nous sommes découragés par cette démonstration physique de la quantité de travail qui nous submerge.

C’est exactement la même chose pour les mails. En laissant les mails non lus, non traités, s’accumuler dans notre boite de réception, nous créons une source de stress constante.  A chaque fois que nous ouvrons notre boite de réception, le nombre de mails non lus, ou à traiter, nous saute aux yeux et nous décourage avant même d’avoir commencé à travailler ! Et que dire de la centaine de mails qui vous attend au retour de vacances !

Cette accumulation de mails a aussi un impact écologique ! Les serveurs qui traitent, stockent et envoient les données numériques consomment une quantité d’énergie faramineuse. Avoir une boite mail surchargée c’est un peu comme chauffer une pièce avec la fenêtre ouverte. Cela consomme de l’énergie pour rien.

Mon astuce pour des mails plus zen

 

Parvenir à reprendre le contrôle de ses mails est un travail de long terme. Mais je vous propose une action pour commencer : faire le ménage dans votre boite mail !

Quand je dis ménage, il s’agit du grand ménage de printemps (ou d’automne) ! L’objectif est de vider votre boite mail comme vous feriez pour un vide grenier : tout doit disparaitre !

Pas nécessaire pour cela de supprimer tous vos mails. Il existe la fonction archivage qui est très pratique pour faire disparaitre vos mails de votre boite de réception tout en les gardant enregistrés. L’important est de parvenir à une boite de réception aussi rangée et épurée que le serait une galerie d’art minimaliste.

Cette opération de nettoyage de votre boite mail vous parait certainement fastidieuse et peu utile de prime abord. Mais faites moins confiance, loin d’être une perte de temps, c’est un investissement en temps qui libérera votre esprit et décuplera votre efficacité dans le futur.

Les bénéfices de faire le ménage dans ses mails 

 

  • Etre plus zen en ouvrant ses mails
  • Perdre moins de temps à chercher tel mail ou telle information
  • Avoir une meilleure visibilité sur le travail à accomplir
  • Avoir l’esprit libéré de ses mails et penserez plus clairement
  • Limiter l’impact écologique de ses mails

Alors que vous rentrez certainement de vacances, et que vous êtes confronté à des boites mails surchargées de centaines de mails non lus, je vous conseille vivement de ne pas laisser la situation s’envenimer et d’en profiter pour prendre le temps de vider entièrement votre boite de réception (y compris les mails passés).

Je vous conseille d’y consacrer une journée entière (voir deux selon l’ampleur de la tâche). Je vous assure que ce ne sera pas une perte de temps mais au contraire un investissement pour votre efficacité et votre bien être.

Si vous pensez qu’il est trop difficile de le faire pour votre boite mail professionnelle, commencez au moins avec votre boite mail personnelle. Cela vous entraînera à cet exercice, et vous constaterez à quel point il peut vous rendre plus zen avec vos mails.

Par la suite, bien sûr, il importera de garder votre boite mail rangée. Pour vous y aider, je publierai dans quelques semaines un article avec de supers conseils pour gérer efficacement ses mails et garder sa boite de réception vide.

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Et dans la même veine, je vous encourage à lire l’article suivant : « Comment vivre une rentrée incroyable »